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办公自动化系统的设计方法与实施策略

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 收发室负责本单位与外部的信息联系,本单位收文由收发室收入:本单位的发文由收发室发出。收发室收到的文件一般先交给行政办公室,由行政办公室给出拟办意见后,再进一步处理该文件:收发室发出的文件也一般先由各职能部门统一交给行政办公室,然后由行政办公室核稿后交给收发室发出。档案室保存本单位有保存价值的历史文件,以备随时查阅。档案室是单位中的服务部门,负责历史文件的保存、销毁、借阅、利用等。行政办公室是企业或机关中的综合办公部门,其主要职能有:负贵各职能部门的调度、协调:负责本单位的工作安排、会务安排和领导日程:为领导的日常办公提供服务:管理后勤服务等。行政办公室除了处理综合办公业务外,还在领导与职能部门之间起“上传下达”的作用,领导与职能部门之间的信息传递大部分通过行政办公室中转。此外,行政办公室还应该提供更高级的办公平台,如电子邮件、视频会议、电话会议、电子白板、共同执笔系统等。

  职能部门是单位中为完成某一项工作而设立的专门处室,如完成人事管理的人事处,完成信息管理的信息处等。这些部门完成日常办公中专门事务处理,并产生其职能范围内的数据,其中关键数据应及时向领导汇报。这些部门需要OA软件中提供相对独立的模块以处理办公业务,如人事处需要人事管理模块,信息处需要电子期刊出版模块等。

  在办公过程中,信息是在各个办公部门中循环流动的。由于各个部门职责的不同,相同的信息在不同的部门中,它所处的状态也不相同。如一份文件在领48计算机应用研究2000年导处一般是“由领导批示该文件”,指示下级如何处理;而在职能部门处一般是“由该部门办理该文件”,职能部门根据领导的批示进行办理。

  由以上对办公室模型的考察可知,办公自动化不能简单地理解为文字处理、电子表格、个人资源管理(如记事日程)、资料入档等文档处理系统,办公自动化也不仅仅是秘书、档案员和办事员的事情。事实上,办公室业务也即管理业务,负责协调各项工作程序,办公自动化也即管理的自动化。在办公自动化中,仅有31%的工作是个人完成的,其它三分之二的工作都与交往有关。OA系统的实施,需要单位内部的领导人员、行政管理人员、文秘人员、专业人员的共同参与:办公自动化应该支持各类办公人员工作的自动化。各类人员之间交互的信息可能是公文文件、档案文件,也可能是专业文件、电子邮件,因此在办公自动化系统中,应该具有对这四种文件的处理和管理功能。同时,为了满足各类办公工作的需要,OA系统中应该有文档办公、业务办公、行政办公、领导办公等模块。在现实情况中,企业的某些办公部门,如财务部门、人事部门等,可能己经采用了独立的业务处理软件,这样在企业就形成了一个个的“自动化孤岛”。如何共享这些信息并在各部门中传递,同时为领导决策提供方便,也应该是办公自动化中研究的内容。

  办公自动化系统的功能分析政府和企业的日常办公事务众多,在日程安排、会议管理、公文流转、事务处理、信息发布的过程中产生大量的纸质、磁质等文书文档。纸质文档的生成、查询、修改、管理既费工、费时又易出错。因此,必须借助于计算机办公自动化管理软件来辅助办公,协同各个部门工作,以提高工作质量和办事效率。具体包括个人办公、收文、发文、信访、会务、大事记、车辆、领导活动安排以及人员及部门之间的信息交流及信息发布等。在办公自动化系统软件中同时要具有部门岗位的办公权限设置、公文流转的状态监控,要有良好的性能和办公任务完成时间的限制,要能够实现系统的物理和逻辑安全性保障。另外,由于各行业的办公规范及各单位的办公习惯各不相同以及同一单位的工作流程的变化,办公自动化系统必须能够实现自动定义工作流程及环节、自动定义办文单。针对客户的具体需求,我们作了相应的综合设计。


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